Oznámení o ochraně osobních údajů

1. Kdo je odpovědný?

Kaladian Technologies s.r.o., IČO 29911770, sídlo: Nad Vápenkou 383, 250 83 Škvorec, Česká republika; zapsaná u Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 454414. Pohoda Paws je její značka pro péči o mazlíčky. Místo péče: Pantůčkova 590/2, 250 83 Škvorec. Návštěvy jsou po domluvě. info@pohodapaws.com · +420 774 735 247 SMS nebo e-mail, prosím.

2. Jaké údaje používáme?

Pro poptávky a rezervace používáme jméno majitele, kontaktní údaje, lokalitu, požadované termíny a služby, nabídku, dohodu, faktury a platby. Evidujeme také informace potřebné pro péči o mazlíčka, například identifikaci, zvyklosti, krmivo, chování, pokyny k lékům, veterináře a nouzové kontakty a příslušné záznamy událostí. Poskytujte prosím pouze údaje relevantní pro službu.

3. Proč údaje používáme?

Údaje používáme k odpovědím na poptávky, posouzení vhodnosti, přípravě a plnění dohody o péči, komunikaci během pobytu, řešení nouzových situací a plateb, vedení zákonem požadovaných účetních záznamů a řešení nároků či sporů. Právním základem jsou kroky před uzavřením smlouvy a její plnění, dodržování právních povinností a případně oprávněné zájmy na bezpečnosti a řešení nároků. Volitelné propagační použití fotografií, na nichž lze mazlíčka identifikovat, vyžaduje samostatnou a svobodnou volbu.

4. Komu mohou být údaje předány?

K vašim údajům mají přístup pouze pověřené osoby, které je potřebují pro sjednání, poskytování nebo správu péče o mazlíčka. Pro e-mail používáme Google Workspace, pro evidenci poptávek po spuštění evidence Google Sheets a pro fakturaci Fakturoid. Poskytovatelé hostingu zpracovávají technické údaje potřebné pro provoz webu.

V případě potřeby mohou být relevantní informace předány také vašemu veterináři, dohodnutému dopravci, našemu účetnímu, pojišťovně nebo příslušnému orgánu veřejné moci. Sdílíme pouze údaje potřebné pro daný účel.

Před zahájením placených rezervací nebo automatické evidence je stále nutné ověřit smlouvy s dodavateli, další zpracovatele a případná předání mimo EHP. Toto oznámení netvrdí, že všichni dodavatelé ukládají údaje pouze v Česku nebo EHP.

5. Jak dlouho údaje uchováváme?

Uplynutí splatnosti rezervační platby 25 % nebo doplatku 75 % mění stav poptávky či platby; nezpůsobuje automatické smazání záznamu. Záznam po splatnosti lze označit jako „Platba po splatnosti — čeká na další řešení“. Pokud se rezervace neuskuteční, lze jej označit jako „Uzavřeno — nezaplaceno“. Žádný z těchto stavů neprodlužuje rezervaci ani neopravňuje k zahájení péče bez sjednané úplné platby.

Uchováváme údaje potřebné pro řešení aktivní poptávky, následné řešení platby nebo dohodnutého pobytu. Po úhradě zůstávají kontaktní údaje, pokyny k péči a nouzové kontakty potřebné pro pobyt dostupné do ukončení péče a souvisejícího vyúčtování. Poté záznam posoudíme a nepotřebné údaje smažeme; ponecháme pouze to, co je odůvodněné pro účetnictví, nevyřešenou záležitost nebo právní nároky.

Uzavřené záznamy se neuchovávají neomezeně pouze proto, že mají označený stav. Konkrétní lhůty kontroly a uchování uzavřených poptávek a běžných záznamů o péči je nutné schválit před zahájením placených rezervací nebo automatické evidence. Účetní doklady se uchovávají po příslušné zákonné lhůty; relevantní záznamy pro nevyřešený spor či zákonnou povinnost ponecháváme pouze pro tento účel a s omezeným přístupem.

Připravená evidence automaticky nemaže e-maily, řádky tabulky ani dokumenty. Mazání a kontroly je nutné řešit v e-mailové schránce, Google Sheets, dokumentaci péče, Fakturoidu a případných kopiích či zálohách.

6. Vaše volby a práva

Mezi vaše práva patří podání stížnosti dozorovému úřadu: ÚOOÚ.

Můžete požádat o přístup k osobním údajům, jejich opravu nebo případně výmaz, omezení používání, vznést námitku proti určitému zpracování nebo získat údaje v přenositelném formátu. Volitelný souhlas, například s propagačními fotografiemi, můžete odvolat bez dopadu na již poskytnutou péči. Kontaktujte info@pohodapaws.com.

Na žádosti o uplatnění práv odpovídáme bez zbytečného odkladu, obvykle do jednoho měsíce. Pokud složitost nebo počet žádostí vyžaduje zákonné prodloužení, vysvětlíme je během tohoto měsíce. Můžeme požadovat přiměřené ověření totožnosti. Kontaktní údaje jsou potřebné pro odpověď a další údaje o péči pro posouzení vhodnosti.

7. Web a e-mailové poptávky

Formulář připraví text místně a otevře vaši e-mailovou aplikaci. Poptávku obdržíme pouze po odeslání na info@pohodapaws.com. Web neukládá údaje z formuláře ani nepotvrzuje doručení. Adresa je aliasem ve stávajícím firemním účtu Google Workspace. Automatická evidence v Google Sheets je připravena, ale v této verzi není aktivní. Po spuštění bude evidovat přijaté zprávy, nikoli kliknutí, která pouze otevřou e-mailovou aplikaci. Podrobné zdravotní záznamy si prosím ponechte na pozdější domluvu péče.

8. Technické údaje a potvrzení

Náš poptávkový formulář nenastavuje reklamní ani analytické cookies. Poskytovatel hostingu našeho webu zpracovává technické údaje potřebné k doručení webu, například IP adresu. Písma načítáme z našeho vlastního webu, takže se nekontaktuje žádná služba písem. Google Maps se otevřou pouze po kliknutí na odkaz s polohou. Zaškrtnutí potvrzuje seznámení s oznámením a podmínkami; není souhlasem s marketingem ani vzdáním se práv. O vhodnosti péče rozhodují lidé.

9. Fotografie mazlíčků a svolení pro web

Během péče můžeme pořizovat fotografie mazlíčka pro dohodnuté soukromé zprávy. Fotografie mohou být zveřejněny také na webu Pohoda Paws pouze se samostatným dobrovolným svolením majitele. Toto svolení k fotografiím mazlíčka nezahrnuje zveřejnění údajů majitele, adres ani rozpoznatelných osob. Odmítnutí nemá vliv na péči. Svolení pro budoucí použití na webu můžete odvolat e-mailem na info@pohodapaws.com; zastavíme nové použití a příslušné fotografie z našeho webu odstraníme, přičemž kopie pořízené třetími stranami mohou zůstat mimo naši kontrolu.

Pokud fotografie nebo související záznam identifikuje osobu, dobrovolné zveřejnění na webu se opírá o její souhlas. Vedeme záznam o svolení a jeho odvolání. Kopie určené ke zveřejnění uchováváme pouze po dobu platnosti svolení a potřeby pro daný účel; omezený doklad o svolení nebo sporu lze ponechat, je-li to právně odůvodněné. Soukromé zprávy o péči jsou součástí dohodnuté služby.